Sistem
Pemrosesan Transaksi
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
A.
Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen
sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a.
Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan
meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b.
Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan
untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat
pengiriman.
c.
Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang
diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk
memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d.
Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis
data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan
untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian
diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e.
Menyediakan data yang dibutuhkan untuk
keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan
digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
B.
Jurnal dan Register
Jurnal dan register merupakan catatan akunting
yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting
formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu
keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis
atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
C.
Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status
perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal
dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting
ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan
atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal
menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status
perkiraan.
D.
Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari
pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan
keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem
pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu
tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah
diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem
pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan
lebih lanjut.
E.
Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan
dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan
daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum
perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan.
Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean
data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk
menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.
F.
Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai
yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit
merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui
jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau
keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem
pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1)
Koreksi kesalahan yang terdeteksi
(2)
Menjawab pertanyaan
(3)
Rekonstruksi arsip
G.
Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya
berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah
dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan
metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan
dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian
tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan
transaksi.
Tugas Pokok Sistem
Pengolahan Transaksi
Ada
empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
1. Pengumpulan Data :
Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data :
Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:
a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data :
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen :
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
1. Pengumpulan Data :
Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data :
Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:
a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.
3. Penyimpanan data :
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.
4. Penyiapan dokumen :
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
Tujuan
Pemrosesan Transaksi
Pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja)
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar